Islanti voitti aikanaan Englannin jalkapallon EM turnauksen neljännesvälierissä 1– 2 varsinaisella peliajalla. Arvasitko tuloksen ennen pelin alkua? Löitkö vetoa tuloksesta? Jos vastauksesi on kyllä, olisit Veikkauksen voittovedolla saanut takaisin 18 kertaa sijoittamasi summan. Väitän, että suunnittelemaasi kokoukseen fyysisesti osallistuvien osallistujien määrän ennustaminen ja kokouksen tarkan pituuden arvioiminen on yhtä vaikeaa kuin jalkapallo-ottelun tulosten tietäminen.
Arvaa kokouksen osallistujien määrä
Paikka ja aika ovat menettäneet merkityksensä työnteossa. Kiitos pilveen siirretyistä työkaluista ja yrityksissä toimivista etäyhteyksistä. On erittäin vaikea ennustaa etukäteen, kuinka monta työkaveria tai asiakasta tulee toimistoon ja osallistuu fyysisesti kokoukseen, jonka pidät samassa kokoushuoneessa. Kaikkien kokousvieraiden saapuminen samaan huoneeseen on juhlimisen arvoinen ihme. Jaakko jäi kotiin kipeän lapsen kanssa eikä Kerttu taaskaan osannut ennustaa Kehä ykkösen ruuhkaa. Tästä syystä jokainen tapaaminen on hyvä varata etänä, kuten Microsoft Teams tai Google Meets.
Arvaa kokouksen kesto
Toinen vaikeasti ennustettava muuttuja on kokouksen kesto. Pystytkö ajoittamaan ja valmistelemaan kokouksen esityslistan niin tarkasti, että tiedät minuutissa, kuinka paljon aikaa sinulla on kokouksen suorittamiseen? Tanjan kone kaatui juuri kokouksen alkaessa. Teemu ja Seppo eivät taaskaan lukeneet kokouskutsun liitteenä olevaa materiaalia etukäteen ja Heikki meni vessaan. Mitä kokeneempi kokouksen vetäjä on ja mitä huolellisemmin hän on miettinyt kokouksen sisältöä ja aikataulua etukäteen, sitä tarkempi lopputulos on. Valitettavasti suurin osa päivittäisistä kokouksista on kutsuttu koolle ohjeellisella esityslistalla, eikä osallistujien valmistautumista ole tehty. Meillä kaikilla on varmasti myös kalenterissa jatkuvat varaukset, kuten tiimikokoukset ja kuukausitiedot, joiden toteutus on epävarmaa ja osallistujamäärää mahdotonta arvioida. Lisäksi kaikille on varmasti varattu fyysinen kokoustila, joka ei ainakaan koskaan saavuta kooltaan oikeaa osallistujamäärää.
Poistetaan kokoushuoneiden varausjärjestelmät
Käytämme toimistoaikoina vain 35 % todellisesta kokoushuoneiden kapasiteetista. Kokoustilojen alhainen käyttöaste johtuu edellä mainituista muuttujista ja perinteisestä tapaa varata kokoustila etukäteen. Kokoustilojen käyttöaste on nimetyn työpisteen tasolla, mikä tarkoittaa, että kokoushuone jätetään kokonaan tyhjäksi tai iso 10 hengen huone on puolillaan.
Toimistoruudut ovat kalliita ja niiden kustannuksissa säästäminen jättää mukavasti rahaa viivan alle. Yli 10 hengen kokoontumiset ovat tapahtumia ja tapahtuman tuottamiseen on suositeltavaa käyttää tapahtumatuotannon ammattilaisia, kuten toimistoassistenttia, kiinteistöravintolapäällikköä, tunnelmapäällikköä tai ulkopuolista tapahtumatuotantoyhtiötä.
Esineiden internet kokoushuoneen työkaluna
Muutosvastuksen hillitsemiseksi tulisi ottaa käyttöön myös työkaluja, jotka helpottavat arkea. Nykyään lähes jokaisessa huoneessa on liiketunnistin, joka ohjaa huoneen valaistusta energian säästämiseksi. Esimerkiksi huoneen ulkopuolelle voidaan edullisesti lisätä punainen valo, joka syttyy, kun huoneessa on ihmisiä. Liiketunnistin on myös helppo liittää verkkoon, joten anturi on osa esineiden Internetiä (IoT) ja tietoja voidaan kerätä keskitetysti kaikista kiinteistön kokoustiloista. Liiketunnistimen lisäksi huoneeseen voidaan edullisesti liittää myös antureita, jotka laskevat huoneen käyttäjiä.
