REWORK-vieraskynäbloggaajana on tällä kertaa Tomi Teikko, joka johtaa Intelligent Buildings -osastoa Tiedolla. Tomin tavoitteena on kehittää älykäs kiinteistö –tuotteita, jotka auttavat kiinteistössä toimivia ihmisiä keskittymään omaan työhönsä ulkoistamalla jonninjoutavat hallinnolliset tehtävät ja toistuvat rutiinit pois päiväjärjestyksestä.

Neuvotteluhuoneen varaaminen on uhkapeliä, tehdään siitä laitonta!

Islanti voitti Englannin jalkapallon EM 2016 -turnauksen neljännesvälierissä 1– 2 varsinaisella peliajalla. Veikkasitko sinä ennen pelin alkua tuloksen? Löitkö tuloksesta vetoa? Jos vastauksesi on kyllä, niin Veikkauksen tulosvedossa olisit saanut sijoittamasi summan takaisin kahdeksantoistakertaisena. Väitän, että suunnittelemaasi kokoukseen fyysisesti paikalle saapuvien osallistujien määrän ennustaminen ja kokouksen tarkan keston arvioiminen on aivan yhtä vaikeaa, kuin jalkapallopelin tuloksen tietäminen.

Kokouksen osallistujamäärän arvaaminen

Työn tekemisessä paikka ja aika ovat menettäneet merkityksensä. Kiitos siitä kuuluu mukavasti pilveen siirtyneille työkaluille sekä yritysten toimiville etäyhteyksille. On äärimmäisen vaikeaa ennustaa etukäteen kuinka moni työtoveri tai asiakas saapuu toimistolle ja osallistuu järjestämääsi kokoukseen fyysisesti samassa neuvotteluhuoneessa. Kaikkien kokoukseen kutsuttujen saapuminen samaan huoneeseen on juhlimisen arvoinen ihme. Pena jäi kotiin kipeän lapsen kanssa ja Liisa ei taaskaan osannut ennustaa Kehä I:n ruuhkautumista. Tästä syystä jokaiseen kokoukseen kannattaa varata myös etäosallistumismahdollisuus, kuten Microsoft Skype tai Google Hangouts. Miksiköhän muuten. yritysten kalenterisovellusten kokouskutsussa ei vieläkään ole vastausvaihtoehtoina; Kyllä, osallistun paikanpäällä / Kyllä, osallistun etäyhteydellä?

Kokouksen keston arvaaminen

Toinen vaikeasti ennakoitava muuttuja on kokouksen kesto. Osaatko sinä aikatauluttaa ja laatia kokouksen esityslistan niin tarkasti, että tiedät minuutilleen kokouksessa läpikäytävien asioiden keston? Tainan kone kaatui juuri, kun kokouksen piti kahvinoutojen sekä Ilkan myöhästymisen takia alkaa. Torsti ja Janne eivät taaskaan lukeneet kokouskutsun liitteenä olevaa materiaalia etukäteen ja Vesalle tuli pissahätä. Mitä kokeneempi kokouksen vetäjä on ja mitä huolellisemmin hän on kokouksen sisällön sekä aikataulun miettinyt etukäteen, niin sen tarkempi on lopputulos. Valitettavasti suurin osa päivittäisistä palavereista on kutsuttu kokoon suuntaa-antavalla agendalla ja osallistujien olemattomalla valmistautumisella. Meillä kaikilla on varmasti kalenterissa myös
jatkuvia varauksia, kuten tiimipalavereita ja kuukausi-infoja, joiden toteutuminen on epävarmaa ja osallistujamäärän arviointi mahdotonta. Lisäksi jokaiseen on melko varmasti varattuna myös fyysinen neuvotteluhuone, joka ei ainakaan ikinä vastaa kokonsa puolesta oikeaa osallistujamäärää.

Poistetaan neuvotteluhuonevarausjärjestelmät

Käytämme keskimäärin vain 35% neuvotteluhuoneiden todellisesta kapasiteetista toimistoaikana. Neuvotteluhuoneiden heikko käyttöaste johtuu edellä mainittuista muuttujista sekä kivikaudelta periytyneestä tavasta varata neuvotteluhuone etukäteen. Neuvotteluhuoneiden käyttöaste on nimetyn työpisteen tasoa eli neuvotteluhuone joko nököttää täysin tyhjänä tai suuressa 10 hengen huoneessa istuu yksinäinen soturi kuulokkeet päässä käyden neuvottelua kahdeksan työtoverin kanssa.

Toimistoneliöt ovat kalliita ja niiden kustannuksista säästäminen jättää mukavasti rahaa viivan alle. Ehdotan, että neliöistä maksava yritys tekee neuvotteluhuoneen varaamisesta etukäteen laitonta ja oikeankokoiseen kokoushuoneeseen vaan kävellään sisään kokouksen alkaessa ja sieltä poistutaan välittömästi kokouksen päätyttyä. Mitään alle 10 hengen neuvotteluhuonetta ei normaalissa arkikäytössä tarvitse eikä pidä varata etukäteen. Yli 10 hengen huoneet ovat mielestäni jo tapahtumatiloja ja ne pitää pystyä varaamaan etukäteen. Yli 10 hengen kokoukset ovat tapahtumia ja tapahtuman tuottamiseen kannattaa käyttää tapahtumatuottamisen ammattilaisia kuten toimistoassistenttia, kiinteistön ravintolapäällikköä, tunnelmajohtajaa tai ulkopuolista tapahtumatuotantoyhtiötä.

Esineiden internet neuvotteluhuonetyökaluksi

Muutosvastarinnan hillitsemiseksi ehdotan, että otamme myös käyttöön arkea helpottavia työkaluja. Lähes jokaisessa huoneessa on nykyään energiasäästösyistä liiketunnistin, joka ohjaa huoneen valaistusta. Voimme esimerkiksi edullisesti lisätä huoneen ulkopuolelle punaisen valon, joka on päällä, kun huoneen sisällä on ihmisiä. Liiketunnistimen on myös helppo kytkeä verkkoon, jolloin anturi on osa esineiden internettiä (IoT) ja data voidaan kerätä keskitetysti kaikista kiinteistön neuvotteluhuoneista. Huoneeseen voi myös edullisesti lisätä liiketunnistimen lisäksi antureita, jotka laskevat huonetta käyttävien ihmisten määrän sekä tarkkailevat ilmanlaatua. Keskitetyn datavaraston päälle voidaan koodata näppärä sovellus, joka näyttää käyttäjille kaikkien huoneiden reaaliaikaisen käyttötilanteen, jonka perusteella on helppo valita (tai käskeä sovellusta valitsemaan) kokouksen alkaessa oikeankokoinen vapaa huone. Kunnolla koodattu sovellus jopa navigoi osallistujat vapaan huoneen ovelle.

Neuvotteluhuoneiden käytöstä kerätty data on myös erittäin hyvä työkalu kiinteistövastaavalle, joka voi analytiikan tulosten perusteella optimoida neuvotteluhuoneiden kokoa ja määrää kohtaamaan kysyntää sekä säätää talotekniikkaa pitämään ilmanlaadun aina tehokkaaseen työntekoon optimoituna. Kun neuvotteluhuoneita ei enää varata etukäteen, on niitä aina tarjolla käyttäjille.

Uskalla olla rohkea ja tee neuvotteluhuoneen varaamisesta laitonta.

 

Lisää tulevaisuuden työympäristöistä kuulet syyskuun 10.-11.10.2017 päivä REWORK -tapahtumassa

rework cover

Privacy Preference Center

Share This