Kustannusten kurissa pitäminen on yksi menestyvän yritystoiminnan peruspilareista. Palkkojen lisäksi toimitilat ovat helposti yritysten toiseksi suurin kustannuserä eikä siis ihme, että kustannusten säästämistalkoissa näistä myös ensimmäiseksi nipistetään.

Tämän kirjoituksen tarkoitus on tuoda esiin niitä tyypillisiä virheitä, joita yrittäjät tekevät valitessaan toimitilansa sillä usein niistä johtuvat ongelmat ovat näkymättömiä ja siksi sitäkin kavalampia.

Oikean toimitilan löytämisellä on yrittäjälle sama vaikutus kuin perheelle kodin löytämisessä. Sen jokapäiväinen elämään ja toimintaan tuoma piristys auttaa pysymään virkeänä ja motivoituneena ja yrittäjälle jos jollekin tällä on ratkaiseva merkitys.

Pysyttelen tässä yleisellä tasolla ja tuon myöhemmissä kirjoituksissa esiin vinkkini siitä miten onnistuneesti neuvotella toimitilan vuokrasopimus ja mitä ominaisuuksia toimistossa tehokkaan työn kannalta tulisi olla.

1. Asenne

Paljon törmää yrittäjiin, joiden mielestä toimitiloista ei kannata maksaa. Yrittäjyydessä tärkeintä ei loppujen lopuksi ole säästäminen vaan rahan fiksu käyttäminen. Esimerkiksi toimitilakuluissa tappiin säästäminen synnyttää yrittäjälle todennäköisesti isompia ongelmia muualle kuin kulupuolelle. Keittiön pöydän takaa on lopulta mahdoton kasvaa eikä yksin toimimisessa ole mitään hohdokasta. Toimitilakuluissa fiksua ei siis ole pyyhkiä kustannuksia kokonaan pois vaan ennen kaikkea löytää keino pitää ne joustavina.

2. Juurettomuus

Yrittäjä on ainoa, joka voi viedä toimitilojen säästämisen äärimmäisyyksiin. Niin oma keittiönpöytä kuin tuttu kahvila ovat toimistoa mukana kantavalle työläiselle joustava ja näennäisesti ilmainen työpiste. Näistä on luonteva aloittaa, mutta pitkäaikaisina ratkaisuina niistä on enemmän haittaa kuin hyötyä. Yrittäjälle on äärimmäisen tärkeätä olla osa aktiivisia yrittäjistä koostuvia verkostoja ja yhteisöjä ja päivittäinen tukikohta jossain toimistoympäristössä ei vain ole helpoin vaan yksi ainoita tapoja löytää ne. Tila luo vahvat siteet ja niitä yrittäjät tarvitsevat.

3. Eristäytyminen

Moni aloittava yrittäjä haaveilee omasta toimistostaan. Niin tein minäkin, kunnes sain sen ja tajusin kuinka yksin olin. Jokaisen eteenpäin pyrkivän yrittäjän tavoite tulisi olla päästä osaksi innostavaa toimistoympäristöä, jossa uusien kontaktien luominen on helppoa ja luonnollista. Mikäli toiminnassa ei fyysisesti säilytetä asiakkaiden luottamuksellisia tietoja ja tiimi ei vielä ylitä viittä henkeä, muodostaa co-working tyyppinen ratkaisu todennäköisesti parhaan, edullisimman ja joustavimman mallin niin yrittäjälle kuin pienelle tiimillekin. Vaikka yrittäjät tyypillisesti liioittelevat oman tilan tarvetta, sinun ei tarvitse tehdä samaa virhettä.

4. Kulttuuri

Työpaikan sijainnilla ja puitteilla ei loppujen lopuksi ole paljoa merkitystä aloitusvaiheessa mikäli paikan henki on virastomainen. Yrittäjähubien yleistyminen ei vain tarjoa uutta joustavaa tapaa päästä osaksi ammattimaista toimistoympäristöä, vaan mahdollisuuden kokea modernin toimistohotellin avoin ja innostava ilmapiiri. Hubit vetävät puoleensa avoimia, ulospäin suuntautuneita ja kasvuhenkisiä ihmisiä, jotka verkottuvat luontaisesti. Yksityisyydestä tinkimisen haitat häviävät samankaltaisten ihmisten avotiloissa luomalle avoimelle, yhteisölliselle ja innostavalle yrittäjäkulttuurille. Yrittäjä ei koskaan voi tavata liikaa uusia ihmisiä.

5. Verkostot

Mikään ei ole yrittäjälle tärkeämpää kuin uusien ihmisten tapaaminen. Naapurihuoneiden ihmiset tulevat nopeasti tutuksi, ja siksi erilaiset tapahtumat ja tilaisuudet ovatkin erityisen tärkeitä juuri yrittäjille. Parhaat toimistoympäristöt tarjoavat säännöllisesti mahdollisuuden verkottumiseen myös ulkopuolisten ihmisten kanssa osana erilaisia tapahtumia ja tilaisuuksia. Moni yrittäjä tekee virheen suunnitellessaan työpaikkaa puhtaasti työnteon näkökulmasta. Sosiaalisten kontaktien luominen ja kaupallinen verkottuminen ovat aloittavan yrittäjän tärkein työ.

6. Sijainti

Kehän varrella on edullista majailla, mutta kannattaako sittenkin hankkiutua keskustaan, jossa niin asiakkaat kuin kumppanitkin sinut mielellään tapaavat. Kyky tarjota tapaamisille hyvät puitteet keskeisellä sijainnilla on uskomaton lisä minkä aloittava yrittäjä voi sidosryhmilleen tarjota.

Lopuksi

Kokeneet ihmiset tietävät, että koti ja kahvila ovat vain väliaikaisia työpaikkoja. Säännöllinen paikka jonne aamuisin mennä luo yrittäjälle yhden elintärkeistä rutiineista, jota ilman ajan- ja elämänhallinta helposti pettävät.

Oikeanlaisen toimitilan löytäminen on yrittäjälle korvaamaton arjen kasvualusta, johon kannattaa panostaa. Päätöksiä ei voi perustaa absoluuttiseen euromääräiseen säästöön vaan plussia ja miinuksia on arvioitava kokonaisvaltaisesti vähintään vuoden perspektiivillä.

Toivon tämän antaneen syvyyttä oman toimitilan valintaan ja siihen miksi itse olen intohimoimesesti rakentamassa yrittäjille parempia työtiloja.

Ola Sundell

ola@hub13.fi

040-549 47 55

Share This